Politique de confidentialité

Cette page explique comment Fiducea traite vos données personnelles. Elle vaut pour l'espace client, pour le site public et pour nos échanges avec vous. Elle respecte la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, pour les personnes qui résident dans l'Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est :

Fiducea
Allée de la Petite Prairie 10, 1260 Nyon, Suisse
Numéro IDE : CHE-473.274.682
Contact : contact@fiducea.ch

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@fiducea.ch ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

[À COMPLÉTER : représentant dans l'Union européenne au sens de l'article 27 du RGPD, à indiquer ici s'il a été désigné]

2. Les données que nous traitons

• Identité et contact : nom, prénom, date de naissance, adresse, courriel, téléphone, état civil, situation familiale, numéros d'identification fiscale et sociale (par exemple le numéro AVS ou le numéro fiscal).
• Situation fiscale et financière : revenus, charges, déductions, biens immobiliers, comptes, dettes, assurances, activité professionnelle, et tous les documents que vous déposez (certificats de salaire, avis d'impôt, relevés, justificatifs).
• Compte et suivi du dossier : identifiants de connexion, messages échangés avec votre conseiller, procurations et autorisations, factures et paiements. Les données de votre carte sont saisies auprès du prestataire de paiement : nous ne les conservons pas.
• Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, session, type de navigateur, traces des consultations de documents.
• Demandes de contact ou de rendez-vous : nom, courriel, téléphone et sujet de votre demande, même si vous n'êtes pas encore client.

Ces données viennent de vous, de votre conseiller lorsqu'il les saisit à votre demande, et des documents que vous déposez. Si vous nous donnez des informations sur votre conjoint ou vos enfants, vous nous les donnez avec leur accord.

Données sensibles. Certains documents peuvent révéler des informations particulièrement protégées : frais médicaux, appartenance religieuse (impôt d'Église), situation de famille. Vous les transmettez volontairement. Nous ne les utilisons que si votre déclaration l'exige.

Les données utiles à votre dossier sont nécessaires : sans elles, nous ne pouvons pas préparer votre déclaration. Les autres données (par exemple les informations facultatives de votre fiche) restent à votre choix.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Exécuter votre mandat : ouvrir votre compte, préparer, contrôler et déposer vos déclarations, échanger avec vous, vous envoyer les courriels et SMS liés à votre dossier, établir vos factures. Fondement : l'exécution du contrat ou du mandat, et, pour les données sensibles, votre consentement donné en les transmettant.
• Respecter nos obligations légales : tenir et conserver notre comptabilité, vérifier votre identité, répondre aux autorités. Fondement : l'obligation légale.
• Assurer la sécurité : protéger les comptes et les systèmes, détecter les fraudes et les accès anormaux, bloquer les robots. Fondement : notre intérêt légitime à sécuriser le service.
• Vous écrire pour des informations facultatives : rappels de délais, nouveautés fiscales, mise en relation avec un cabinet partenaire. Fondement : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment, sans effet sur le reste du service.

Nous utilisons un traitement automatisé pour lire vos documents et aider à la saisie. Il est toujours vérifié par un conseiller. Aucune décision qui vous concerne n'est prise uniquement par un traitement automatisé. Vos données ne servent à rien d'autre que ce qui est décrit ici.

4. Qui reçoit vos données

• L'équipe Fiducea : votre conseiller et les personnes habilitées, dans la mesure nécessaire à votre dossier. L'accès dépend du rôle de chacun.
• Les administrations fiscales, suisses et, selon votre situation, françaises : uniquement pour votre déclaration, sur la base du mandat ou de l'autorisation que vous donnez.
• Des prestataires sous contrat, par catégories : hébergement et stockage, envoi de courriels et de SMS, paiement en ligne, outils de traitement de documents, protection contre les robots. Ils agissent selon nos instructions et sont tenus à la confidentialité et à la sécurité.
• Un cabinet partenaire, seulement si vous le demandez, et uniquement avec ce que vous avez accepté de lui transmettre.
• Une autorité, si la loi nous y oblige.

Vos données ne sont jamais vendues ni louées, et ne servent pas à de la publicité.

5. Où sont vos données

Vos données et vos documents sont hébergés en Suisse.

Certains traitements sont confiés à des prestataires situés dans l'Union européenne, ou hors de Suisse et de l'Union européenne. Dans ce cas, nous ne leur transmettons que les données nécessaires, et nous exigeons des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles reconnues par les autorités de protection des données. Vous pouvez obtenir sur demande la liste des États concernés et une copie de ces garanties.

6. Combien de temps nous les conservons

• Pendant notre relation : les données de votre compte et de vos dossiers sont conservées tant que vous êtes client.
• Après la fin de la relation : vos déclarations, les pièces qui les accompagnent et vos factures sont conservées 10 ans. Cette durée vient des obligations légales de conservation des pièces comptables et des délais de prescription. Pendant ce temps, ces documents sont archivés, chiffrés et accessibles à un nombre restreint de personnes. Ils sont ensuite détruits.
• Sans prestation réalisée : si vous avez ouvert un compte sans qu'aucune prestation n'ait été réalisée, vos données sont supprimées à votre demande. Il en va de même d'une demande de contact restée sans suite.
• Journaux techniques : conservés le temps nécessaire à la sécurité et à la preuve des accès, puis supprimés.
• Informations facultatives : conservées jusqu'au retrait de votre consentement.

7. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques :

• chiffrement des échanges et des données enregistrées ;
• accès limité à ce qui est nécessaire, selon le rôle de chacun ;
• double authentification pour protéger l'accès aux comptes ;
• journalisation des accès, notamment aux documents ;
• déconnexion automatique après un temps d'inactivité ;
• sauvegardes régulières de la base de données ;
• engagement de confidentialité des personnes qui accèdent aux données.

Si une atteinte à la sécurité présente un risque pour vous, nous vous en informons, ainsi que l'autorité compétente, comme la loi l'exige. De votre côté, gardez votre mot de passe secret et prévenez-nous sans délai en cas d'accès non autorisé à votre compte.

8. Cookies et mesure d'audience

Nous n'utilisons que ce qui est nécessaire au fonctionnement du service :

• un cookie de session, qui vous garde connecté de façon sécurisée ;
• des cookies techniques qui permettent à un conseiller de consulter votre espace pour traiter votre dossier ;
• des brouillons de formulaires enregistrés dans votre navigateur, pour que vous ne perdiez pas votre saisie ;
• un contrôle contre les robots sur certains formulaires, qui analyse la connexion pour distinguer une personne d'un robot.

Ces éléments sont indispensables et ne demandent pas votre accord. Vous pouvez les supprimer dans les réglages de votre navigateur : la suppression du cookie de session vous déconnecte.

Il n'y a ni cookie publicitaire, ni suivi, ni mesure d'audience sur ce site. Si un outil de mesure d'audience était ajouté un jour, nous le signalerions ici et demanderions votre accord lorsque la loi l'exige. Notre page de contact peut vous renvoyer vers un service externe de prise de rendez-vous, qui applique ses propres règles.

9. Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• obtenir l'accès à vos données et une copie ;
• faire corriger une donnée inexacte ;
• demander l'effacement de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation (voir le point 6) ;
• demander à recevoir vos données dans un format structuré (portabilité) ;
• vous opposer à un traitement, ou en demander la limitation ;
• retirer un consentement donné, sans effet sur ce qui a eu lieu avant le retrait.

Écrivez-nous à contact@fiducea.ch. Nous pouvons vous demander une preuve de votre identité. Votre demande est gratuite et traitée sous un mois.

Réclamation. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, www.edoeb.admin.ch). Si vous résidez en France, vous pouvez aussi saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, www.cnil.fr), ou l'autorité de votre pays de résidence dans l'Union européenne.

10. Supprimer votre compte

• Comment demander : depuis « Mon profil » dans votre espace, ou par écrit à contact@fiducea.ch.
• Délai : votre demande est traitée sous un mois. Nous pouvons vérifier votre identité avant d'agir.
• Réponse : vous recevez une réponse écrite qui précise ce qui a été supprimé et ce qui est conservé, avec la raison et la durée.
• Ce qui est conservé : vos déclarations, pièces et factures, archivées pendant 10 ans comme indiqué au point 6, puis détruites. Si aucune prestation n'a été réalisée, tout est supprimé.

Une fois votre compte supprimé, vous ne pouvez plus vous connecter.

11. Modifications de cette politique

Nous mettons cette page à jour quand nos pratiques ou la loi changent. La date de la version en vigueur figure en haut de la page. Si le changement est important, nous vous prévenons par courriel ou dans l'espace Fiducea.

12. Contact

Une question sur cette politique ou sur vos données ? Écrivez à contact@fiducea.ch.